Armazenamento de Dados Escolares: o que você precisa saber para fazer com segurança

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Os desenvolvimentos tecnológicos oferecem diversas vantagens no sistema de ensino. Além de ser uma excelente ferramenta didática, o meio digital consegue proporcionar maior flexibilidade a professores, alunos e até mesmo à escola, que consegue otimizar processos administrativos, além de facilitar o acesso à informação.

O Armazenamento de Dados Escolares no meio digital, por exemplo, é uma possibilidade interessante que a tecnologia oferece, que diminui custos, facilita a gestão e torna diversos processos mais fáceis. No entanto, é fundamental que essa etapa da Transformação Digital na Escola ocorra de forma segura.

No artigo a seguir, vamos entender como o Armazenamento de Dados Escolares deve ser feito, quais os documentos devem ser arquivados e quais os cuidados devem ser tomados para que a Lei da Proteção de Dados (LGPD) seja respeitada.

Armazenamento de Dados Escolares: como migrar os arquivos escolares para o meio digital

Existem duas formas principais de migrar arquivos físicos para o meio digital. O primeiro passo é mais prático, através da digitalização. De maneira geral, o método se resume em guardar a imagem dos documentos físicos, como fotos, em algum sistema de armazenamento virtual.

A grande vantagem desse método é a praticidade que ele envolve, podendo armazenar uma boa quantidade de dados em pouco tempo, fazendo com que a migração seja mais rápida. A desvantagem principal é que o documento não é editável nem lido por nenhum programa. Isso pode limitar as possibilidades de filtrar informações ou de aproveitar os dados para alguma pesquisa interna.

Outra opção é migrar as informações dos arquivos físicos manualmente para algum programa de Armazenamento de Dados Escolares, criando fichas virtuais. Embora seja um processo lento e que exige maior atenção, ele apresenta mais flexibilidade e facilidade no acesso à informação.

Como armazenar dados escolares digitalmente de maneira segura

Visando armazenar dados escolares com segurança, é importante que a escola esteja ciente do que está sendo arquivado, para que seja possível proteger dados sensíveis e informações pessoais, restringindo o acesso do sistema a pessoas autorizadas.

O método de armazenamento também influencia bastante nas medidas de segurança que devem ser tomadas. A escola pode optar por manter os dados de maneira off-line em um servidor físico. Ou seja, ela compra um computador que ficará na escola, e os dados poderão ser consultados apenas por meio daquela máquina, sem acesso à internet. A vantagem desse método é que a restrição do acesso se torna mais fácil, porém, a flexibilidade é menor. Além disso, a escola corre o risco de perder todos os dados se o computador estragar.

Outra opção de armazenamento é em nuvem, ou seja, o servidor de armazenamento de dados escolares escolhido é virtual e pode ser acessado pela internet. O grande cuidado nessa etapa é escolher um software de confiança, preparado para proteger os arquivos contra ataques cibernéticos. Contudo, a flexibilidade e a segurança da informação são maiores.

O que diz a LGPD sobre o Armazenamento de Dados Escolares

Com o Armazenamento de Dados Escolares no meio digital, é essencial que a instituição se preocupe com a LGPD e realize uma Gestão da Informação de maneira segura e eficiente, a fim de proteger seus alunos.

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), foi criada em 2018, com o objetivo de proteger informações pessoais que circulam na internet, coisa não prevista no Marco Civil da Internet. Basicamente ele responsabiliza as instituições pela segurança dos dados dos seus clientes e colaboradores, criando diretrizes a fim de que isso seja feito de forma apropriada.

Privacidade e consentimento

A LGPD define como dados pessoais toda e qualquer informação que possa identificar um indivíduo, quebrando o princípio da privacidade. Dessa forma, é importante que dados como nome completo, CPF, RG, número de telefone, endereço e até mesmo contas nas redes sociais sejam armazenados de forma cuidadosa.

Outro princípio que deve ser respeitado de acordo com a LGDP no Armazenamento de Dados é o do consentimento. É preciso que a escola tenha a autorização de toda pessoa cujos dados se encontram no banco de dados da instituição, seja aluno, seja funcionário. Para escolas da educação básica, é fundamental que a autorização dos dados dos alunos menores de idade seja concedida pelo responsável legal das crianças e dos adolescentes.

A necessidade do consentimento para o Armazenamento de Dados Escolares exige uma comunicação bastante eficaz entre a escola e os pais dos alunos, assim como da escola para os seus funcionários. É preciso deixar claro quais os dados estão sendo coletados, de que forma serão armazenados e por quanto tempo ficarão no banco de dados da instituição.

Como colocar a LGPD em prática na escola?

Existem alguns sistemas especializados no Armazenamento de Dados Escolares que já se adequaram às normas da LGPD e facilitam esse processo em relação às instituições de ensino, oferecendo um software que não só dispõe na segurança necessária exigida pela legislação de dados, como também oferece uma comunicação adequada para a solicitação do consentimento.

Também é recomendado que a escola consulte um profissional de tecnologia da informação, assim como um advogado especializado na LGPD, com o objetivo de cobrir todos os pontos da legislação e evitar problemas de proteção de dados no futuro.

O que achou das nossas dicas para a realização apropriada do Armazenamento de Dados Escolares? Confira o que é Transformação Digital, quais os seus impactos na Educação e continue aprendendo mais sobre o assunto.

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