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O dia a dia do gestor escolar envolve conciliar tarefas distintas. Acompanhar a rotina financeira e administrativa, aproximar famílias e escola, coordenar o corpo docente e o quadro de colaboradores, acompanhar o desenvolvimento dos estudantes e agir em prol da qualidade de ensino. E, para facilitar o bom acompanhamento de tudo isso, existem ferramentas voltadas a melhorar a gestão educacional.
É comum os gestores se ocuparem de tarefas meramente mecânicas e emergências e não conseguirem acompanhar o mais estratégico por falta de tempo.
A boa notícia é que existem, hoje, diversos aplicativos e tecnologias capazes de simplificar os processos da escola.
Assim, o gestor torna-se capaz de manter sua atenção, por meio de indicadores, no bom funcionamento da escola e ter mais tempo para realizar ações relevantes, como promover a aproximação famílias-escola e implementar inovações pedagógicas. Essas são consideradas ações que aumentam a competitividade das escolas.
Os desafios do gestor escolar
A gestão escolar tem como intuito promover o ensino e manter a qualidade pedagógica. No entanto, no dia a dia algumas tarefas são de cunho administrativo e passam a tomar bastante tempo.
Muitas vezes as tarefas administrativas absorvem tanto o tempo que o principal, ou seja, o pedagógico, pode ficar em segundo plano.
A gestão precisa levar em consideração os desafios e os interesses de todos os envolvidos – professores, outros colaboradores, família e responsáveis, estudantes e vizinhança, ou comunidade escolar. É necessário pensar em todos esses atores e manter um bom relacionamento.
Por outro lado, um gestor escolar precisa também acompanhar:
- As tendências da educação
- Os avanços da Base Nacional Curricular Comum (BNCC)
- As novas formas de comportamento dos estudantes
- As inovações em termos de gestão
- Relação escola-família
A relação escola-família, por exemplo, impacta diretamente as matrículas e as rematrículas. Manter uma comunicação fluida e próxima pode ser a chave de sucesso para conseguir alcançar a família fidelizada.
6 ferramentas para melhorar a gestão escolar
Inserir ferramentas na gestão escolar pode ser uma das maneiras mais práticas, portanto, economizar tempo para conseguir focar no mais importante. Separamos uma lista de 6 dessas ferramentas.
1 – PHIDELIS
É um software de gestão escolar, no mercado desde 2004, com soluções capazes de unificar todas as áreas do ecossistema escolar, em uma solução 100% digital.
São diversos serviços que podem ser integrados. No que diz respeito à relação escola-família, por exemplo, existe um portal para comunicação, avisos, secretaria online, inscrição em atividades extracurriculares e atividades escolares como excursões, matrículas e rematrículas.
Para os professores, existem algumas facilidades como provas online, pauta eletrônica, administração das turmas.
E, em relação à área de gestão, propriamente dita, o software disponibiliza relatórios financeiros completos, módulos de contas a pagar, gráficos sobre matrículas e alguns painéis com indicadores customizáveis.
Como principais benefícios, têm-se:
- Melhoria da comunicação entre escola e família.
- Possibilidade de medir, de forma mais rápida e prática, os resultados da escola.
- Redução da inadimplência.
- Otimização do serviço de matrículas e rematrículas, que pode ocorrer de forma 100% remota.
- Um único software que integra praticamente todas as necessidades da escola.
2 – Meritt Avaliações e Simulados
A Meritt tem soluções educacionais focadas em correção de provas e simulados. Além de facilitar o dia a dia do professor, economizando tempo nessa tarefa, o gestor escolar consegue acessar com mais facilidade os relatórios de desempenho dos estudantes.
Ter a sua disposição esses dados contribui, por exemplo, para a condução de reuniões com as famílias de forma mais satisfatória e profissional. É muito mais fácil demonstrar por meio de dados o desempenho de um estudante, do que apenas falar que as notas estão caindo.
Portanto, afora facilitar a rotina escolar, trabalhar com dados contribui para uma aproximação escola-família. E manter as famílias por perto é uma das melhores estratégias para reter estudantes e aumentar as matrículas.
3 – Cobrança Fácil WPensar
Normalmente, a rotina de controle financeiro e de boletos é manual. O que não é uma tarefa nada fácil e normalmente exige um mecanismo de dupla verificação e acarreta retrabalho.
A Cobrança Fácil é um sistema de integração para facilitar a gestão financeira e o controle de pagamento – permitindo o pagamento via boleto, Pix e cartão de crédito recorrente.
Os principais benefícios são economia de tempo, redução da margem de erro e a disponibilização de novas formas de pagamento, como o cartão de crédito recorrente, aumentando a satisfação das famílias.
4 – AGENDA DIGITAL WPENSAR
A agenda digital tem como objetivo simplificar toda a comunicação com as famílias.
Já ocorreu isto na sua escola: depois de gastar bastante tempo redigindo e distribuindo os bilhetes, os estudantes acabarem perdendo ou esquecendo de mostrar esses à família?
Além de tomar tempo, esse ruído na comunicação pode gerar insatisfação por parte dos responsáveis e dos familiares.
A agenda digital permite enviar os comunicados importantes com apenas alguns cliques. E também é possível acompanhar quem recebeu e quem leu as mensagens.
Por essa agenda digital, é possível enviar não só recados e avisos, como também autorização, convites, álbum de fotos, ocorrências, relatórios de atividades diárias e boletos..
O maior benefício aqui é a economia de tempo e o aumento da participação das famílias.
5 – Sistema Quality
Trata-se de um sistema que apresenta soluções integradas para as diversas áreas das escolas: gestão pedagógica, administrativa, financeira, de recursos humanos, tempo e comunicação.
São ferramentas específicas para cada área; por exemplo, existe uma solução focada na aquisição de estudantes, outra de secretaria virtual e de agenda escolar, e outras. Mas todas elas podem ser integradas.
Há também uma ferramenta de automação de pagamentos, o que possibilita que a escola receba o pagamento das famílias via Pix, boleto e cartão de crédito.
Como principais benefícios: melhoria na gestão escolar, economia de tempo e retenção de estudantes.
Antes de escolher determinada ferramenta, alguns cuidados devem ser tomados: verificar se a empresa disponibiliza cursos de treinamentos; se existe algum tipo de suporte; levantar como será a instalação, quais as obrigações e os direitos da escola. É necessário também identificar se internamente algum colaborador ficará responsável por essa gestão.
Contar com ferramentas para melhorar a gestão educacional é uma das maneiras de facilitar o dia a dia do gestor escolar e o primeiro passo rumo a uma transformação digital das escolas.
