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A Gestão Escolar é uma parte fundamental de qualquer instituição de ensino. Afinal, é preciso organizar os dados e as informações do desempenho dos estudantes, registrar o processo acadêmico durante a sua permanência na escola, assim como administrar questões financeiras e burocráticas da instituição.
Uma das formas de facilitar o setor administrativo de uma escola é por meio de um software de Gestão Escolar, que permite automatizar processos, integrar sistemas e otimizar a produtividade de diversos membros da instituição de ensino.
No artigo a seguir, vamos entender o que é um software de Gestão Escolar, quais as vantagens ele oferece à escola e o que é importante observar na hora de escolher um sistema para a sua escola.
O que é um software de Gestão Escolar?
Um software de Gestão Escolar é um programa desenvolvido para instituições de ensino, com o objetivo de facilitar processos manuais e repetitivos, de maneira que eles passem a ser realizados automaticamente.
Emissão de boletos, envio de cobranças a pais e professores, processo de Matrícula e Rematrícula, emissão de boletins e histórico escolar, tudo isso se traduz por atividades que tomam muito tempo do setor administrativo, mas que podem ser automatizadas com base em um bom software de Gestão Escolar.
Quais as Vantagens de adotar um software de Gestão Escolar?
A principal vantagem que um software de Gestão Escolar disponibiliza é a automatização de processos, otimizando a produtividade de diversos setores da Gestão Escolar, como o nome sugere. Isso resulta em profissionais menos sobrecarregados, maior flexibilidade de dados e maior economia de recursos empregados em questões burocráticas.
Além disso, um bom software de Gestão Escolar apresenta segurança e controle de dados. O que é importantíssimo não só para proteger os alunos e a escola, como também visando enquadrar o sistema de dados da instituição de acordo com as exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) .
O que avaliar na hora de escolher um software de Gestão Escolar?
Existem diversos softwares de Gestão Escolar no mercado, com planos e serviços diferentes, indicados para diversos tipos de instituições de ensino. Por isso, ao escolher o software de Gestão Escolar para a sua escola, é fundamental avaliar o que você deseja automatizar em sua instituição, quais são os objetivos que incentivaram a contratação desse sistema e de que forma ele vai atendê-los.
Para muitas escolas, um motivador para a contratação desse tipo de serviço é iniciar um processo de Transformação Digital por parte da Gestão de Dados da escola, passando a ter fichas cadastrais arquivadas de maneira on-line e facilitando o acesso à informação.
Outras instituições podem optar por escolher um sistema que facilite a gestão acadêmica do aluno, otimizando o acesso à informação de notas, trabalhos e provas para os estudantes e os pais, o que proporciona maior flexibilidade para a aplicação de atividades a distância.
A avaliação interna dos objetivos da escola é importante porque muitos sistemas apresentam várias funcionalidades em pacotes bastante completos. No entanto, se a necessidade da sua escola é apenas otimizar o setor financeiro, por exemplo, não faz sentido investir em um plano mais caro com o propósito de acessar funcionalidades que não serão utilizadas.
Essa análise das necessidades internas torna o processo de decisão muito mais simples. Para complementar, é essencial entender os aspectos relacionados ao sistema que será escolhido e à empresa que fará a implantação.
Alguns requisitos a serem observados:
1. Suporte e treinamento oferecidos pela empresa
A empresa responsável pelo software deve se tornar uma parceira da escola, conhecendo bem as necessidades da instituição e oferecendo um suporte amplo e personalizado.
Nesse sentido, os gestores escolares devem avaliar como é feita essa interação entre a empresa e os seus clientes. Também é importante conhecer detalhadamente como será o processo de implantação e treinamento para a equipe docente e administrativa.
2. Instalação e acessibilidade do sistema
Se o objetivo da contratação de um software de gestão escolar é facilitar a rotina administrativa, otimizando os processos escolares, um ponto importante que deve ser avaliado é como será a instalação e a acessibilidade ao sistema.
O software deve ser intuitivo e de fácil compreensão, porque caso contrário será mais trabalho para a equipe de TI da escola. Nesse quesito, a plataforma deve ser de fácil instalação, com configurações simples e uma excelente acessibilidade.
Outra questão importante a ser avaliada é se o software, além de funcionar nos computadores de mesa, estilo desktop, também permite armazenar os dados da escola na nuvem. Isso permitirá que gestores, professores e colaboradores acessem informações em tempo real de maneira online.
3. Recursos voltados para a comunidade escolar
Um dos problemas permanentes enfrentados pelas escolas é a comunicação clara e objetiva com estudantes, pais e educadores. Nesse sentido, um dos requisitos a ser avaliado na compra de um software de gestão escolar é a oferta de recursos voltados para a comunidade escolar.
Os gestores podem verificar se o sistema conta com recursos para compartilhar informações com pais, responsáveis, estudantes e professores. Isso pode ajudar a reduzir o volume de atendimento nas dependências da escola
4. Ajuda na gestão financeira da escola
Um bom software de gestão escolar precisa apoiar a administração financeira da escola, além de fazer a gestão dos dados acadêmicos e pedagógicos.
Verifique se a plataforma pode ser integrada com os sistemas contábeis e com os principais bancos, oferecendo recursos como baixa automática de títulos, a geração de boletos em lote, emissão de notas fiscais e o controle de contas a pagar e receber. A otimização desses serviços vai garantir mais agilidade nas operações financeiras da escola.
5. Credibilidade da empresa
Por último, mas não menos importante, os gestores escolares devem avaliar como é a reputação da empresa que está oferecendo o sistema de gestão escolar.
Alguns critérios como tempo de mercado, satisfação dos clientes, garantias, devem ser analisados. Também vale a pena entrar no Reclame Aqui para ver se a empresa responde aos questionamentos dos clientes insatisfeitos e como ela faz isso.
Uma empresa que não se esforça para resolver os problemas pode ser mais um empecilho na rotina da escola do que uma ajuda.
Agora que você conhece a importância de um software de Gestão Escolar, que tal aprender mais da Gestão Escolar na Era Pós-Digital e continuar estudando sobre o tema?
